Τα τελευταία χρόνια, όλο και περισσότεροι οργανισμοί επενδύουν στη διαχείριση αλλαγών (Change Management). Οι αλλαγές μπορεί να αφορούν σε υιοθέτηση νέων τεχνολογιών, στη δομή, στις διαδικασίες ή ακόμη και στην οργανωσιακή κουλτούρα. Είναι φανερό πως η αλλαγή αποτελεί πλέον αναπόσπαστο μέρος της καθημερινότητας.

Για όποια αλλαγή και να μιλάμε, στο επίκεντρο της διαχείρισής της βρίσκονται οι άνθρωποι. Όσο καλά οργανωμένη κι αν είναι μια αλλαγή, οι άνθρωποι πρέπει να κατανοήσουν γιατί γίνεται. Αν δεν νιώσουν ότι συμμετέχουν σε αυτή και δεν αποκτήσουν τα απαραίτητα εφόδια για να την υποστηρίξουν, οι πιθανότητες επιτυχίας μειώνονται σημαντικά.

Τι θα βρείτε σε αυτό το άρθρο:

• Σε τι αφορά πραγματικά η διαχείριση αλλαγής.
• Η διαφορά ανάμεσα στην αλλαγή και τη μετάβαση.
• Το μοντέλο ADKAR και πώς βοηθά στην επιτυχημένη υιοθέτηση της αλλαγής.

Αλλαγή και Μετάβαση

Πολλές φορές χρησιμοποιούμε τις έννοιες αλλαγή (change) και μετάβαση (transition) σαν να είναι ταυτόσημες. Στην πραγματικότητα, όμως, περιγράφουν δύο διαφορετικές διεργασίες.

Ο William Bridges, ένας από τους σημαντικότερους μελετητές της οργανωσιακής αλλαγής, υποστήριξε ότι η αλλαγή είναι το εξωτερικό γεγονός, ενώ η μετάβαση είναι η εσωτερική ψυχολογική διαδικασία που βιώνουν οι άνθρωποι μέχρι να προσαρμοστούν στη νέα πραγματικότητα.

Για παράδειγμα, η εφαρμογή ενός νέου ψηφιακού συστήματος για την καταγραφή του αποθέματος σε μια εταιρεία είναι η αλλαγή. Η περίοδος κατά την οποία οι εργαζόμενοι προσπαθούν να μάθουν το νέο εργαλείο, νιώθουν ανασφάλεια, κάνουν πισωγυρίσματα ή συγκρίνουν το παλιό με το νέο αποτελεί τη μετάβαση.

Σύμφωνα με το μοντέλο του Bridges, η μετάβαση περιλαμβάνει τρία στάδια:

1. Ending – Τέλος

Οι άνθρωποι αφήνουν πίσω τους τον παλιό τρόπο εργασίας. Συχνά εμφανίζονται συναισθήματα όπως αμφιβολία, φόβος ή ακόμη και άρνηση.

2. Neutral Zone – Ουδέτερη ζώνη

Είναι η πιο απαιτητική φάση. Το παλιό έχει τελειώσει, αλλά το νέο δεν έχει ακόμη γίνει συνήθεια. Η παραγωγικότητα μπορεί προσωρινά να μειωθεί, ενώ η ανάγκη για επικοινωνία και υποστήριξη αυξάνεται.

3. New Beginning – Νέα αρχή

Οι άνθρωποι αποκτούν αυτοπεποίθηση, υιοθετούν τις νέες συμπεριφορές και η αλλαγή γίνεται πλέον μέρος της καθημερινότητας.

Η κατανόηση αυτών των σταδίων μας βοηθά  να αντιληφθούμε ότι οι αντιδράσεις των ανθρώπων στις αλλαγές δεν αποτελούν απαραίτητα αντίσταση, αλλά φυσιολογικό μέρος της μετάβασης.

Το κρίσιμο ερώτημα, λοιπόν, είναι: πώς μπορούμε να υποστηρίξουμε την ομάδα μας ώστε να διαχειριστεί τη μετάβαση, να ξεπεράσει τις δυσκολίες και τελικά να αποδεχτεί τη νέα πραγματικότητα;

ADKAR: ένα μοντέλο για επιτυχημένες αλλαγές

Ένα από τα πιο διαδεδομένα μοντέλα διαχείρισης αλλαγής είναι το ADKAR, που αναπτύχθηκε από την εταιρεία Prosci και τον ιδρυτή της Jeff Hiatt. Πρόκειται για ακρωνύμιο (στα αγγλικά) των παρακάτω λέξεων:

Awareness (Επίγνωση)

Οι άνθρωποι χρειάζεται να κατανοήσουν γιατί η αλλαγή είναι απαραίτητη.

Desire (Επιθυμία)

Η κατανόηση δεν αρκεί. Χρειάζεται να δημιουργηθεί η επιθυμία συμμετοχής στην αλλαγή, κάτι που ενισχύεται όταν οι άνθρωποι κατανοούν πώς η αλλαγή μπορεί να επηρεάσει θετικά τους ίδιους και την καθημερινή εργασία τους.

Knowledge (Γνώση)

Οι εργαζόμενοι χρειάζονται τις απαραίτητες γνώσεις για να λειτουργήσουν στο νέο περιβάλλον.

Ability (Ικανότητα)

Η ομάδα χρειάζεται να εξασκηθεί και να εφαρμόσει όσα νέα μαθαίνει στην πράξη, ώστε να είναι ικανή να ανταποκριθεί.

Reinforcement (Ενίσχυση)

Για να διατηρηθεί η αλλαγή, απαιτείται συνεχής ενίσχυση, μέσα από feedback, αναγνώριση, υπενθυμίσεις και υποστήριξη. Διαφορετικά, υπάρχει κίνδυνος να επιστρέψουν οι παλιές συνήθειες.

Ας δούμε το ADKAR μέσα από το παραπάνω παράδειγμα (νέο ψηφιακό σύστημα για την καταγραφή του αποθέματος σε μια εταιρεία)

• Αν ένα μέλος της ομάδας εκφράσει τον εξής προβληματισμό: «Δεν καταλαβαίνω γιατί χρειάζεται να αλλάξουμε σύστημα, αφού μέχρι τώρα δεν είχε δημιουργηθεί κάποιο θέμα.»

Στο άτομο αυτό χρειάζεται να ενισχύσουμε τον παράγοντα Awareness (Επίγνωση), διότι δεν αντιλαμβάνεται το «γιατί» της αλλαγής. Μπορούμε να το πετύχουμε με ανοιχτή επικοινωνία και παρουσίαση όλων των δεδομένων και ζητημάτων που δεν εξυπηρετεί το υπάρχον σύστημα.

• Αν πάλι κάποιος/α εργαζόμενος/η εκφράσει το εξής: «Κι άλλη αλλαγή; Συνέχεια προσπαθούμε να προσαρμοστούμε σε νέα δεδομένα.»

Καταλαβαίνουμε ότι πρόκειται για έλλειψη κινήτρου και συναισθηματική αντίσταση ή και κόπωση. Στη συγκεκριμένη περίπτωση θα χρειαζόταν να ενισχύσουμε τον παράγοντα Desire (Επιθυμία). Μια συζήτηση για το προσωπικό όφελος από την αλλαγή θα βοηθούσε.

• Αν συναντούσαμε την παρακάτω αναφορά: «Δεν καταλαβαίνω πώς ακριβώς θα χρησιμοποιώ το νέο ψηφιακό εργαλείο στην καθημερινή μου εργασία.»

Ίσως είναι το πιο ξεκάθαρο από όλα τα στάδια του ADKAR. Σε αυτό το σημείο, χρειάζεται να ενισχυθεί ο παράγοντας Knowledge (Γνώση), καθώς το άτομο δηλώνει ότι δεν γνωρίζει τι πρέπει να κάνει. Πρακτική εκπαίδευση, βοηθήματα, οδηγοί σίγουρα θα βοηθούσαν.

• Μια διατύπωση όπως η παρακάτω: «Ακόμα κι αν εκπαιδευτώ στο νέο σύστημα, δεν είμαι σίγουρος/η ότι θα μπορώ να ανταποκριθώ αποτελεσματικά στην πίεση της καθημερινότητας.»

Χρειάζεται να ενισχύσουμε τον παράγοντα Ability (Ικανότητα) και αυτό μπορούμε να το πετύχουμε με πρακτική εξάσκηση, feedback, συνεχή υποστήριξη από τεχνικό του νέου συστήματος.

• Τέλος, αν εκφραστεί το εξής: «Η νέα εφαρμογή φαίνεται να βοηθά ωστόσο αν δεν συνδεθεί με καθημερινές συναντήσεις, δείκτες και αποφάσεις, θα ξεχαστεί».

Φαίνεται ότι έχει «κατακτηθεί» η γνώση για το νέο σύστημα, ωστόσο διαφαίνεται μια ανασφάλεια για την εδραίωση του, μια έλλειψη εμπιστοσύνης. Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να ενδυναμώσουμε τον παράγοντα Reinforcement (Ενίσχυση) του μοντέλου. Μπορούμε να το πετύχουμε συνδέοντας το νέο σύστημα με KPIs, αναγνώριση και επιβράβευση για τη χρήση του.

Όπως αναφέραμε και στην αρχή του άρθρου, η επιτυχία κάθε αλλαγής εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τους ανθρώπους που καλούνται να την υιοθετήσουν. Το μοντέλο ADKAR κάνει αυτή τη διάσταση ακόμη πιο ξεκάθαρη, καθώς αναδεικνύει ότι η αλλαγή δεν είναι απλά μια διαδικασία εφαρμογής νέων εργαλείων ή πρακτικών, αλλά μια ανθρώπινη διαδρομή που χρειάζεται κατανόηση, υποστήριξη και χρόνο.

Η ανοιχτή επικοινωνία, η συνεχής παρακολούθηση της πορείας της αλλαγής, το feedback και η ενθάρρυνση αποτελούν βασικά στοιχεία για την επιτυχία της αλλαγής.

Κλείνοντας

Στις μέρες μας οι αλλαγές είναι συνεχείς και αποτελούν πλέον αναπόσπαστο κομμάτι της επαγγελματικής πραγματικότητας. Οι οργανισμοί καλούνται να προσαρμόζονται διαρκώς σε νέες τεχνολογίες, μεταβαλλόμενες ανάγκες της αγοράς, διαφορετικούς τρόπους εργασίας και νέες προσδοκίες των ανθρώπων τους.

Η επιτυχία της κάθε αλλαγής δεν εξαρτάται μόνο από τον σωστό σχεδιασμό. Εξαρτάται κυρίως από το κατά πόσο οι άνθρωποι θα κατανοήσουν την ανάγκη για αλλαγή, θα υποστηριχθούν κατά τη μετάβασή τους και θα αποκτήσουν τα εφόδια για να υιοθετήσουν νέους τρόπους σκέψης και εργασίας. Ίσως μόνο τότε μπορούν να αντιληφθούν την αλλαγή (Change) ως ευκαιρία (Chance). Και ίσως δεν είναι τυχαίο ότι στα αγγλικά οι δύο λέξεις απέχουν μόλις ένα γράμμα! 😉

Key Takeaways

Η αλλαγή είναι το εξωτερικό γεγονός, ενώ η μετάβαση είναι η εσωτερική διαδικασία που βιώνουν οι άνθρωποι μέχρι να αποδεχτούν και να υιοθετήσουν τη νέα κατάσταση.

 Το μοντέλο ADKAR αναδεικνύει τα πέντε βασικά στοιχεία που χρειάζονται οι άνθρωποι για να υιοθετήσουν επιτυχημένα μια αλλαγή.

Η επιτυχία μιας αλλαγής απαιτεί ανοιχτή επικοινωνία, συνεχή υποστήριξη, feedback και δημιουργία ενός περιβάλλοντος όπου οι άνθρωποι αισθάνονται ότι συμμετέχουν ενεργά στη διαδικασία.

Στην Game Tree, προσφέρουμε εμπειρίες μάθησης πέρα από το συνηθισμένο.

Σχεδιάζουμε και υλοποιούμε customized προγράμματα εκπαίδευσης για στελέχη επιχειρήσεων, αξιοποιώντας τη βιωματική μάθηση και το εκπαιδευτικό παιχνίδι.

Περισσότερες πληροφορίες για τις υπηρεσίες μας μπορείτε να βρείτε εδώ.